档案印章管理制度

龙港市慈善总会档案管理制度

根据档案法和有关规定，结合本会实际，制定本制度：

一、总会档案必须严格执行国家档案管理的法律、法规，实行集中统一管理，维护档案的完整与安全。

二、总会档案是指总会领导和各部室在工作中直接形成的具有保存价值的，以文字、图表、照片、光盘等为载体的历史记录。

三、总会办公室履行档案管理职责，建立档案室，指定专人具体收集管理档案。各部室应及时整理具有保存价值的文件材料，向档案室移交。

四、档案整理、归档范围：上级文件材料；总会形成的各种会议、活动、工作计划、总结、报告、合同、协议等文件材料和影像制品；基层慈善机构形成的具有保存价值的文件、影像材料；总会开展的各种捐赠、救助、义工、宣传等活动的材料。

五、档案的保管要完整、安全，档案室要坚固，具有防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施。档案室钥匙由档案员保管，无关人员不得进入库房。档案柜统一排列、编号，做到整齐有序、指引醒目。保持档案室整洁，室内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆、易腐蚀性物品和其它杂物。发现问题及时处理。

六、档案主要提供内部查阅，原则上不对外提供查阅或外借，确因工作需要外借的，必须出具工作介绍信，报请会长或专职副会长批准，并做好登记和用后收回。总会工作人员查阅工作范围的档案，由办公室主任提供，借阅档案须经办公室主任批准。借阅档案应当及时归还。查阅档案必须保护档案整洁，不得在档案上勾划、涂改、撕毁、污损、抽换材料等。